Egy friss rendszerben a TMS menüpontok már látszanak, de taszkot még nem lehet létrehozni: a legördülők üresek, és a mentés hibára fut. Ennek az az oka, hogy a taszk-kezelés négy különböző TMS törzsadatot igényel egyszerre. Ez az oldal végigvezet a beállításon, és megmutatja, mit lát a felhasználó, ha valamelyik lépés kimaradt.

TMS-taszkot csak az hozhat létre, aki tagja egy munkacsoportnak. A tagság viszont nincs közvetlenül eltárolva, hanem két összerendelésből adódik:

• a felhasználó és a feladatkör kapcsolatát a Beosztás adja,
• a munkacsoport és a feladatkör kapcsolatát a Munkacsoport tag adja (a szerepkörrel együtt).

Vagyis a feladatkör a kapocs a felhasználó és a munkacsoport között:

Felhasználó ──Beosztás──> Feladatkör <──Munkacsoport tag── Munkacsoport
                                                    (+ szerepkör)

Ebből két gyakorlati következmény adódik:

• A négy törzsadat közül bármelyik hiányzik, nincs tagság. Nincs olyan állapot, hogy „félig beállított„ — a taszk-létrehozás mind a négy hiányára ugyanazzal az üzenettel áll meg: Nem vagy tagja a(z) <munkacsoport> munkacsoportnak. Az üzenet tehát nem árulja el, melyik lépés maradt ki, ezért érdemes a lenti sorrendet végigmenni.
• A Beosztásban és a Munkacsoport tagban UGYANAZT a feladatkört kell választani. Ha a felhasználó az „ügyintéző”, a munkacsoport viszont a „pénzügyes„ feladatkört ismeri, akkor mindkét sor önmagában érvényes, mégsem lesz tagság — és semmi nem jelzi.

Rendszer → Felhasználók → Új felhasználó

Vegyük fel a felhasználót, és állítsuk be a jogosultságait.

Ha e-mailes értesítés is lesz, akkor itt kell a felhasználóhoz hozzárendelni egy partnernyilvántartásbeli céget vagy személyt — az értesítések az ő e-mail címeire mennek. Lásd lentebb az E-mail értesítés szakaszt.

Törzsadatok → TMS → Feladatkörök

A feladatkör az elvégzendő munka jellegét írja le, pl. pénzügyes, ügyintéző, ügyvezető. Ez lesz a kapocs a felhasználó és a munkacsoport között.

• Feladatkör — a feladatkör neve (ez az azonosító, erre hivatkozik a Beosztás és a Munkacsoport tag)
• Leírás — Ne hagyjuk üresen! A Munkacsoport tag űrlap feladatkör-legördülője ezt a leírást jeleníti meg. Üres leírással a feladatkör üres sorként szerepel a legördülőben: létezik, de nem lehet felismerni.

Törzsadatok → TMS → Munkacsoportok

A munkacsoport a szervezeti egység, ami a feladatot kapja, pl. Pénzügy, Support, Szerviz.

• Azonosító — erre hivatkozik a Munkacsoport tag és maga a taszk
• Munkacsoport — a megjelenő név
• Aktív — Ez nem archiválás: az Aktív pipa kivételével a munkacsoport azonnal eltűnik a taszk-űrlap legördülőjéből, tehát nem választható többé. A már rajta lévő taszkok megmaradnak.

Törzsadatok → TMS → Beosztás

Itt rendeljük a felhasználót a feladatkörhöz.

• Login — a felhasználó (1. lépés)
• Feladatkör — a feladatkör (2. lépés)

Egy felhasználó több feladatkört is kaphat.

Törzsadatok → TMS → Munkacsoport tag

Itt kapcsoljuk össze a munkacsoportot a feladatkörrel, és itt adjuk meg a szerepkört.

• Munkacsoport — a munkacsoport (3. lépés)
• Feladatkör — ugyanaz, amit a 4. lépésben a felhasználóhoz rendeltünk
• Szerepkör — kötelező mező:
  • intéző — a tényleges munkavégző: e-mail értesítést kap, a taszk megjelenik a saját tennivalói között
  • tulajdonos — létrehozhat, módosíthat, megnézhet taszkot, de nem szerepel a saját feladatai között és nem kap e-mail értesítést

A felajánlott szerepkörök köre nem fix: a rendszer a TMS jogosultsági beállítások kifejezéseiből olvassa ki, melyik szerepkörnév egyáltalán szóba jön. Alapbeállítással ez az intéző és a tulajdonos. Ha egy telepítésen olvasó vagy kommentátor szerepkör is kell, azt a rendszer üzemeltetőjétől kell kérni.

Ha ez az öt lépés megvan, a TMS → Új taszk menüpont használható.

A taszk-űrlap mezőkészlete attól függ, mely tms* modulok vannak telepítve — mindegyik ráteszi a saját mezőit. A legtöbb új mező opcionális, egy modul viszont kötelezővé tesz mezőket, és ilyenkor a fenti öt lépés önmagában nem elég.

Két további törzsadatot is ki kell tölteni, különben a taszk mentése „mezőt kötelező kitölteni (Típus)” hibával áll meg:

• Törzsadatok → TMS → Erőforrások
• Törzsadatok → TMS → Esemény tipusok

A kezdőoldali „Új taszk„ widget nem kérdezi meg ezt a két mezőt, hanem a törzsadat első Erőforrását és Esemény típusát teszi a taszkra. Ha ez nem megfelelő, a taszkot utólag módosítani kell, vagy a teljes taszk-űrlapot használni, ahol mindkettő választható. Érdemes ezért a törzsadatban azt tenni előre, ami a leggyakoribb.

Az e-mail cím nem a felhasználón van, hanem a hozzá rendelt partneren. A küldés feltételei együttesen:

1. a felhasználóhoz hozzá van rendelve egy partner (cég vagy személy) — Rendszer → Felhasználók
2. annak a partnernek van legalább egy e-mail címe — Partnernyilvántartás
3. a partner aktív (inaktív partnerre nem megy értesítés)
4. a felhasználó szerepköre olyan, amire a rendszer értesítést küld — alapbeállítással ez az intéző

Ha ezek közül bármelyik hiányzik, a taszk létrejön, csak nem szól róla senkinek — hibajelzés nélkül. A küldés részletes beállításai (értesítés magamnak, cím-típus szűrés, kikapcsolás) a TMS rendszerbeállítások között vannak.

• TMS rendszerbeállítások — alapértelmezett határidő, leírás-template, alapértelmezett munkacsoport új taszkhoz
• TMS Script — előre definiált taszk-gyerektaszk munkafolyamatok
• TMS csatolmányok

Kapcsolódó oldalak:

• TMS
• TMS törzsadatok
• TMS rendszerbeállítások
• Jogosultsági rendszer
• Partnernyilvántartás
• TMS portál