TMS

TMS, mint a „Task Management System” rövítése. Feladatok, projektek menedzselését végzi a modul. Munkacsoport szemléletű, azaz a feladatokat nem elsősorban felhasználó, hanem egy munkacsoport kapja, persze a munkacsoporton belül van lehetőség a feladathoz intézőt kijelölni.

A használathoz többféle beállítást kell elvégezni:

TMS törzsadat-ban létre kell hozni a munkacsoportokat, feladatköröket

Szükség esetén a Rendszer→Beállítások→Beállítások menüpontban módosítani a TMS-re vonatkózó beállításokat

Amennyiben az alapértelmezett jogosultsági / hozzáférési beállításokon változtatni szükséges, akkor azt a rendszer üzemeltetőjétől kell kérni.

Új taszk

A TMS→Új taszk menüpontban lehet létrehozni új taszkot. A rendszer beállításaitól és a telepített moduloktól függ, hogy milyen adatokat kötelező megadni. Általában a tárgy, leírás, munkacsoport megadása kötelező, a többi mező kitöltése opcionális.

Amikor egy új taszk létrejön (vagy bármilyen változás történik benne), akkor az érintett munkacsoportba tartozó felhasználók értesítést kapnak e-mailben. Az értesítés feltétele, hogy a felhasználóhoz hozzá legyen rendelve egy személy, és a személyhez legyen beállítva legalább egy e-mail cím.

A taszkból úgy lehet projektet csinálni, ha egy vagy több gyerektaszkot hozunk létre. A gyerektaszkok korlátlan mélységben egymásba ágyazhatóak, valamint korlátlan mennyiségű gyerektaszk készülhet egy taszkhoz.

A taszkokkal különböző műveleteket lehet végezni, ezeket a taszk nézet navigációs részén lehet kiválasztani::

Szülő taszk
Ha az adott taszk egy gyerektaszk, akkor ezzel lehet a szülőtaszkba lépni.

Részletes nézet
Az eseményeket részletesebben mutatja. Azaz nem csak a változásokat, hanem azokat a bejegyzéseket is, amelyek azt rögzítették, hogy egy felhasználó megnézte a taszkot.

Megnéz
A taszk adatainak megtekintése.

Módosítás
A taszk adatainak módosítása.

Gyerektaszk
Az adott taszkból új gyerektaszk nyitása.

Töröl
A taszk törlése (ténylegesen nem kerül törlésre, de a rendszer töröltnek mutatja).

Megjegyzés
A taszkhoz megjegyzés fűzése.

Felfüggeszt
A taszk felfüggesztése.

Lezár
A taszk lezárása.

Munkalap
Amennyiben a munkalap modul telepítve van, akkor a taszkból egy új munkalap nyitása, majd a munkalap rögzítését követően a munkalap „esemény” mezőjének tartalmának hozzáfűzése a taszkhoz.

Dokumentumok
Amennyiben a dokumentumkezelő modul telepítve van, akkor a taszkhoz dokumentumot lehet rendelni.

A rendszerben levő taszkokat a TMS menüpontban levő különböző listákon és portálokon keresztül lehet elérni, kezelni. A főbb portálok:

TMS naptár: a taszkokat naptár szerű nézetben jeleníti meg a tervezett határidők alapján

Projekt portál: lehetőség van a prioritás szerinti áttekintésre, gyors módosításra

TMS portál: általános taszk áttekintő. Tipikus felhasználási módja a felhasználóknak kezdőoldalként beállítani.
Bővebb információ a TMS portál oldalon olvasható.

Feladat áttekintő: kiemelve mutatja a módosult és az új taszkokat. Szűrhető lista, melyről a felső sávban található navigációs gombok segítségével közvetlenül a következő szűrt listákra érkezhetünk:

TMS portál

Összes feladat

Saját feladatok

Változott feladatok

A taszkok felfüggesztésénél lehetőség van automatikus ébresztésre. Ez két módon történhet:

egy másik taszk lezárása ébreszti fel

egy adott időpontban ébred fel automatikusan

Az automatikus ébresztéshez szükség van a rendszer karbantartójának felkészítenie a rendszert ennek a kezelésére!

A TMS rendszerhez lehet előre készített munkafolyamatokat is készíteni, azaz komplett taszk-gyerektaszk struktúrákat előre definiálni és azt egy gombnyomással az adott taszkból létrehozni. Kapcsolódó oldal: TMS Script

A TMS rendszer képes e-mailben is kétirányú kommunikációt végezni, teljes értékűen működni. Ennek a legegyszerűbb módja az, amikor a felhasználó válaszol a TMS értesítő e-mailre, a válasza pedig az adott taszkhoz megjegyzésként hozzáfűzésre kerül a nevében. Bővebb információ: TMS Commander

Kapcsolódó oldalak:

TMS rendszerbeállítások

TMS csatolmányok

TMS törzsadatok

TMS portál

TMS naptár